Verbindingen creëren en ontmoetingen realiseren: naadloos beheer van evenementreizen

Evenementen en conferenties vormen het kloppend hart van de sector. Voor velen van ons is een belangrijke reden waarom we van ons werk houden het feit dat onze banen de mogelijkheid bieden om nieuwe mensen te ontmoeten, nieuwe ervaringen op te doen op wereldwijde locaties, onszelf bloot te stellen aan nieuwe uitdagingen en ideeën, en bij te praten met mensen wier loopbaantrajecten overeenkomen met die van onszelf.

Of u nu bekende gezichten ziet of een ruimte vol onbekenden binnenstapt, conferentiezalen en beursvloeren bieden een essentiële gedeelde ruimte voor de sector om prioriteiten te beoordelen, ontwikkelingen te delen en activiteiten te revitaliseren.

Terwijl de energiesector voortdurend evolueert, biedt de vertrouwdheid en het optimisme die evenementen kunnen brengen troost. Mensen het podium zien betreden om over hun nieuwe technologieën of doorbraken te praten, de stands bezoeken van enkele van de grootste namen in de markt, en een mix van oude vrienden en nieuwe relaties ontmoeten, kan u het gevoel geven dat de sector – en onze netwerken – de juiste kant op gaan.

Het is dit gevoel dat ATPI – een Direct Travel-onderneming – er trots op maakt om aanwezig te zijn bij een groeiende lijst van branche-evenementen en conferenties over de hele wereld en deze te ondersteunen. Van de Noordzee tot het Midden-Oosten, en van Amerika tot Azië-Pacific: als er een beursvloer is waar mensen kunnen netwerken en nieuwe kennis kunnen opdoen, dan is de kans groot dat het travel management team van ATPI een rol heeft gespeeld bij het krijgen van mensen ter plaatse.

Event Travel Management

Ondanks de mate waarin branche-evenementen agenda’s en reisroutes kunnen domineren, beheren veel organisaties zakenreizen en deelname aan evenementen nog steeds als twee afzonderlijke entiteiten, gecoördineerd door verschillende partijen en opgesplitst in verschillende leveranciers en processen. Als u de hele wereld over reist om evenementen bij te wonen en cruciale vergaderingen en netwerkmogelijkheden te benutten, volstaat deze gefragmenteerde aanpak simpelweg niet.

Verschillende leveranciers, individueel denken en plannen, en onsamenhangende besluitvorming creëren een proces dat moeilijk vol te houden is, interne kopzorgen veroorzaakt en het risico op overlap of gemiste kansen met zich meebrengt.

De toewijding van ATPI aan het bieden van gestroomlijnde en holistische reiservaringen omvat ondersteuning bij het beheer van evenementreizen, waaronder vluchten, treinreizen, accommodatie, vervoer over land, assistentie aan reizigers, duty of care-verantwoordelijkheden en lokale hulp ter plaatse. Door het evenement te verbinden met de reis, coördineert ATPI afgevaardigden vanaf hun vertreklocatie, via hun reisplannen en hun accommodatie, tot aan het bereiken van het evenement zelf. Door middel van een gecentraliseerd proces, gecoördineerde boekingen en gemakkelijk toegankelijke ondersteuning zijn we er om onzekerheid te verminderen, beperkte interne capaciteit op te vangen en deelnemers in staat te stellen zich te concentreren op hun plannen voor het evenement.

Waarom het belangrijk is

Het onder één dak beheren van reizigersinformatie, vertreklocaties, reisvoorkeuren, paspoort- en visumgegevens, toegankelijkheidseisen, hotelkeuzes en aankomst- en vertrektijden (inclusief verstoringen) om deze af te stemmen op evenementsessies en activiteiten, voorkomt het risico op fouten, duplicatie en verouderde gegevens.

Dit geldt in het bijzonder voor bedrijven die internationale evenementen bijwonen, waarbij interne teams van over de hele wereld samenkomen op één locatie, gebruikmakend van verschillende luchtvaartmaatschappijen en allemaal met strikte reisroutes die gevolgd moeten worden, of het nu gaat om actieve deelname aan technische sessies of persoonlijke ontmoetingen. Verschillende reis- en servicebehoeften kunnen een doos van Pandora openen aan complexe logistiek, dus wanneer verschillende elementen met een tunnelvisie worden beheerd, kan elke kleine wijziging of verstoring zeer snel grotere problemen veroorzaken die de plannen gedurende de hele evenementweek in gevaar brengen.

Vertraagde vluchten die invloed hebben op transfers, late aankomsten die een kettingreactie veroorzaken voor hotels, wijzigingen in evenementenschema’s: zonder een gecentraliseerde partner en proces kunnen boekingsteams en managers gemakkelijk het overzicht verliezen van wie waar is en hoe ze van A naar B komen, terwijl ze tussen verschillende leveranciers schakelen om wijzigingen te coördineren.

Voor degenen die verantwoordelijk zijn voor het branche-evenement zijn er te veel bewegende delen om volledig te overzien. Wijzigingen en verstoringen horen bij het spel. Een vertraging of een verandering in het scenario voor een keynote speaker of eregast kan leiden tot een massale wijziging in de line-up van het evenement, wat resulteert in nieuwe data en tijden voor uw eigen deelname. Wat een hoofdpijndossier of een gemiste kans zou kunnen zijn, wordt vermeden met één enkel geïntegreerd team dat de noodzakelijke aanpassingen op elk touchpoint kan coördineren.

Aankomende evenementen

Wat betreft energiespecifieke branche-evenementen zijn er weinig groter dan ADIPEC. De beurs vindt begin november plaats in Abu Dhabi en verwelkomt elk jaar honderdduizenden bezoekers uit het buitenland, wat zorgt voor concurrentie op het gebied van vliegtarieven en accommodatie.

Gelukkig voor ATPI en onze wereldwijde klantenkring verzacht onze steeds groeiende aanwezigheid in het Midden-Oosten, inclusief een sterke positie in de VAE, Saoedi-Arabië, Qatar en Oman, en ons netwerk van leveranciers en samenwerkingspartners alle zorgen over beschikbaarheid. Dit jaar is die positie extra cruciaal, aangezien conflicten in de regio in het eerste en tweede kwartaal voor massale verstoringen zorgden. Hoewel de massale verstoringen zijn afgenomen, zijn bepaalde vliegroutes en opties onstabiel gebleven, waarbij luchtvaartmaatschappijen en luchtvaartautoriteiten de nodige tijd nemen om routes opnieuw te beoordelen, de toegang tot het luchtruim te herstellen en de capaciteit met vertrouwen te versterken.

In de afgelopen vier maanden is het herstel eerder gefaseerd dan onmiddellijk verlopen, waarbij sommige routes nog steeds wachten om weer op volledige sterkte te komen. Voor ADIPEC is de kettingreactie voelbaar in de toeleveringsketen van luchtvaartmaatschappijen en beschikbaar transport; een uitdaging die de lokale teams van ATPI meer dan uitstekend kunnen ondersteunen.

Evenementreizen verlopen, net als elke andere reden om te reizen, zelden precies zoals verwacht. Maar ondersteuning ter plaatse kan het verschil maken door zichtbare contactpunten te bieden voor 24-uurs contact en ondersteuning, wat helpt om problemen op te lossen voordat ze bredere evenement- en reisplannen beïnvloeden.

De teams van ATPI in het Midden-Oosten zullen aanwezig zijn bij ADIPEC om te netwerken, onze bestaande klanten te ontmoeten en relaties op te bouwen met nieuwe klanten. Het evenement stelt ons in staat om verbinding te maken, te ontdekken en te leren wat de toekomstige focus en drijfveren in de sector zijn, zodat we er zeker van kunnen zijn dat we er zijn en klaarstaan om hen te ondersteunen bij hun reisvereisten via service, ondersteuning en technologie. Zichtbaar ter plaatse zullen wij er zijn om uw reis van en naar de beurs te beheren, de duty of care die u toekomt terwijl u in de regio bent, noodhulp bij eventuele verstoringen, zodat u zich kunt concentreren op waarvoor u gekomen bent: genieten van de beurs.

Onze teams zijn niet zomaar een leverancier; we zijn ingebed in de bedrijfsvoering van onze klanten met een 360-graden klantgerichte ethos.